Cold Chain Compliance: Ein Rahmenwerk für Apotheken- und Laborbetriebe

Impfstoffe müssen in der Regel bei Temperaturen zwischen 2 °C und 8 °C gelagert werden. Dieser Bereich schützt ihre Wirksamkeit und verhindert gleichzeitig Frostschäden bei Temperaturen unter 0 °C. Einige Impfstoffe bilden jedoch Ausnahmen: Varizellen-, Herpes-zoster-Lebendimpfstoffe und MMRV-Impfstoffe müssen tiefgekühlt zwischen -50 °C und -15 °C gelagert werden. Einige COVID-19-mRNA-Impfstoffe erfordern Temperaturen von -80 °C bis -60 °C, wobei für viele dieser Produkte inzwischen auch Standard-Kühlkettenlösungen verfügbar sind. Die Temperaturgleichmäßigkeit ist ebenso wichtig wie der Sollwert. Medizinische Kühlsysteme sind in der Regel auf eine hohe Temperaturgleichmäßigkeit ausgelegt (häufig im Bereich von ±1 °C) und verfügen über keine Gefrierzonen, da Türöffnungen, Beladungsmuster und Abtauzyklen Temperaturgradienten verursachen können, die die gelagerten Produkte beeinträchtigen.

Biologische Proben und Zelltherapien, einschließlich CAR-T-Produkten und Forschungsproben, erfordern häufig Ultratiefkühlschränke (ULT) mit Temperaturen von -86 °C. Einige Laboranwendungen erfordern sogar kryogene Lagerung bei -150 °C in flüssigem Stickstoff. Diese lebenden Therapien benötigen eine präzise Temperaturkontrolle während der gesamten Herstellung, Distribution und Anwendung. Die ISBER Best Practices for Repositories sowie die FDA-Leitlinien für Zell- und Gentherapieprodukte bieten hierfür die relevanten Rahmenbedingungen.

Vorschriften und Anforderungen für die Kühlkette

Apotheken- und Laborbetriebe bewegen sich im Schnittpunkt mehrerer sich überschneidender regulatorischer Rahmenwerke.

WHO PQS präqualifiziert Impfstoffkühlschränke, Kühlboxen und Transportbehälter anhand definierter Leistungskriterien, darunter die Überbrückungszeit bei Stromausfällen und der Schutz vor Frostschäden. Viele nationale Impfprogramme verlangen oder bevorzugen PQS-präqualifizierte Geräte, was die Compliance-Dokumentation für Apotheken vereinfachen kann.

Die Good Distribution Practice (GDP) regelt den Vertrieb von Arzneimitteln. Die EU-Leitlinien für die Gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln (2013/C 343/01) sowie die WHO-GDP-Richtlinien definieren Anforderungen an Lagerbedingungen, Temperaturüberwachung und Dokumentation. GDP gilt in erster Linie für Großhändler, doch auch Krankenhausapotheken, die Arzneimittel lagern und bereitstellen, müssen die relevanten Vorgaben erfüllen. Dazu gehören qualifizierte Lagerbereiche, validierte Geräte, Temperatur-Mapping und Verfahren zum Umgang mit Temperaturabweichungen.

GxP ist der Oberbegriff für Good Manufacturing Practice (GMP), Good Laboratory Practice (GLP) und Good Clinical Practice (GCP). GMP gilt auch für Krankenhausapotheken, die sterile Zubereitungen herstellen. GLP regelt die Lagerung im Rahmen regulierter nichtklinischer Laborstudien mit vollständiger Dokumentation der Überwachungskette. GCP findet Anwendung auf Prüfpräparate an Studienstandorten, bei denen Temperaturdokumentationen in die Trial Master File einfließen. Für die meisten Apotheken- und Laborteams lassen sich die GCP-Anforderungen an die Lagerung am besten als Erweiterung bestehender SOPs für die Kühlkette umsetzen und nicht als separates System.

Zusätzlich zu diesen internationalen Standards gelten nationale und regionale Vorschriften, darunter FDA 21 CFR Part 211 und USP <797>/<800> in den USA, die EU-GDP-Leitlinien und nationale Arzneimittelvorschriften in Europa sowie die Anforderungen von TGA, MedSafe, HSA, CDSCO und NMPA im asiatisch-pazifischen Raum. Auch Akkreditierungsorganisationen wie JCI und ACHS berücksichtigen das Kühlkettenmanagement in ihren Bewertungsverfahren.

Gestützt auf die Leitlinien der WHO, CDC und GDP gehören die folgenden Punkte zu den Beanstandungen, die Auditoren am häufigsten feststellen. Zu jedem Punkt gibt es eine praktische Maßnahme zur Vermeidung.

Unzureichende Dokumentation der Überwachung. Manuelle Protokolle mit Lücken oder nicht dokumentierten Abweichungen sind die häufigste Auditfeststellung. Eine automatisierte kontinuierliche Überwachung mit digitaler Protokollierung, die Messwerte in Intervallen von 5 bis 15 Minuten erfasst, Warnmeldungen bei Abweichungen generiert und auditfähige Berichte erstellt, begegnet diesem Problem direkt. Stellen Sie sicher, dass die Überwachungssysteme über eine Notstromversorgung verfügen und dass Alarme verantwortliche Mitarbeitende rund um die Uhr erreichen.

Nicht qualifizierte Geräte. Haushaltskühlschränke oder Geräte ohne Dokumentation zur Installations-, Funktions- und Leistungsqualifizierung (IQ/OQ/PQ) können die Einhaltung von Anforderungen nicht nachweisen. Verwenden Sie ausschließlich medizinische Kühlsysteme, die für die Lagerung pharmazeutischer Produkte ausgelegt sind, und führen Sie nach wesentlichen Wartungsarbeiten oder einem Standortwechsel eine erneute Qualifizierung durch.

Unzureichende Reaktion auf Temperaturabweichungen. Auditoren erwarten für jede Abweichung eine dokumentierte Untersuchung, Entscheidungen zur Quarantäne sowie Nachweise zur Produktfreigabe oder Produktverwerfung und nicht nur ein Temperaturprotokoll. Schriftlich festgelegte Verfahren mit klar definierten Eskalationswegen und Entscheidungskriterien schließen diese Lücke.

Schulungslücken. Mitarbeitende, die Überwachungsverfahren oder die Reaktion auf Alarme nicht erklären können, stellen ein Risiko dar, insbesondere nach Personalwechseln ohne angemessene Einarbeitung. Kompetenzbasierte Schulungen mit dokumentierten Bewertungen, die jährlich sowie nach jeder Verfahrensänderung wiederholt werden, tragen zur Risikominimierung bei.

Veraltete SOPs. Verfahren, die nicht der tatsächlichen Praxis entsprechen oder nie formell genehmigt wurden, sind eine wiederkehrende Auditfeststellung. Überprüfen Sie SOPs mindestens einmal jährlich und verwalten Sie diese versionskontrolliert. Dabei sollten Überwachung, Kalibrierung, Wartung und der Umgang mit Temperaturabweichungen abgedeckt werden.

Medizinische Kühlsysteme vs. Haushaltskühlgeräte

Die CDC empfiehlt ausdrücklich, Haushaltskühlgeräte nicht zur Lagerung von Impfstoffen oder pharmazeutischen Produkten einzusetzen. Die meisten regulatorischen Programme und Impfprogramme akzeptieren sie nicht als konforme Lösung. Die vermeintlichen Kosteneinsparungen werden in der Regel durch Produktverluste und Maßnahmen zur Behebung von Auditfeststellungen aufgehoben.

Das Tenutō Portfolio von Swisslog Healthcare umfasst Funktionen, die üblicherweise mit einer konformen Kühlkettenlagerung verbunden sind, darunter kontinuierliche Überwachung, Alarmsysteme, Unterstützung durch Pufferbatterien sowie ausgewählte Modelle mit Dual Guard Redundanz durch zwei Kompressoren.

Aufbau einer auditgerechten Kühlkette

Eine auditgerechte Kühlkette beginnt mit der Auswahl der richtigen Geräte. Bei der Bewertung von Kühl- und Gefriersystemen sollten Apotheken und Labore validierte Temperaturgleichmäßigkeit, kontinuierliche integrierte Überwachung sowie dokumentierte Unterstützung bei der Qualifizierung als grundlegende Anforderungen betrachten und nicht als optionale Zusatzfunktionen.

Kontaktieren Sie Swisslog Healthcare, um mehr darüber zu erfahren, wie das Tenutō Kühlkettenportfolio eine auditgerechte Lagerung in Apotheken und Laboren unterstützt.

Bei welcher Temperatur sollten Impfstoffe gelagert werden?

Die meisten Impfstoffe müssen bei 2 °C bis 8 °C gelagert werden. Varizellen- und MMRV-Impfstoffe erfordern eine Tiefkühllagerung bei -50 °C bis -15 °C. Prüfen Sie stets die Herstellerspezifikationen sowie die aktuellen WHO-Richtlinien.

Welche Anforderungen gelten für einen medizinischen Kühlschrank zur Einhaltung der Vorschriften bei der Impfstofflagerung?

Erforderlich sind eine kontinuierliche Überwachung, Alarmsysteme, eine Dokumentation der IQ/OQ/PQ-Qualifizierung sowie für Programme eine WHO-PQS-Präqualifizierung. Die genauen Anforderungen variieren je nach Land und Programm.

Wie häufig sollten medizinische Kühlsysteme kalibriert werden?

Es gibt kein weltweit festgelegtes Kalibrierungsintervall. Die meisten Einrichtungen legen auf Grundlage einer Risikobewertung und der Herstellerspezifikationen einen Zyklus von 6 bis 12 Monaten fest. Die kontinuierliche Überwachung ergänzt dabei die regelmäßige Kalibrierung zwischen den einzelnen Terminen.

Welche Unterlagen werden für die Audit-Compliance der Kühlkette benötigt?

Erforderlich sind Überwachungsprotokolle, Kalibrierzertifikate, Wartungsnachweise, Berichte zu Temperaturabweichungen einschließlich Korrekturmaßnahmen, Schulungsnachweise, IQ/OQ/PQ-Dokumentation sowie aktuelle SOPs. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 3 bis 5 Jahre oder die Produktlaufzeit, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist. Die Anforderungen können jedoch je nach Rechtsraum variieren.