Come garantire il rispetto dei requisiti della catena del freddo in farmacia e laboratorio

I vaccini richiedono generalmente una conservazione tra 2°C e 8°C, un intervallo che ne preserva l'efficacia prevenendo al contempo i danni causati dal congelamento al di sotto di 0°C. Alcuni vaccini richiedono condizioni diverse: i vaccini contro la varicella, l'herpes zoster vivo attenuato e MMRV richiedono una conservazione congelata tra -50°C e -15°C, mentre alcune formulazioni di vaccini a mRNA contro il COVID-19 richiedono temperature comprese tra -80°C e -60°C, sebbene oggi siano disponibili alternative standard della catena del freddo per molti di essi. L'uniformità della temperatura è importante quanto il valore impostato. Le apparecchiature per uso medicale sono generalmente progettate per garantire un'uniformità rigorosa (spesso indicata come prossima a ±1°C) senza zone soggette a congelamento. L'apertura delle porte, le modalità di carico e i cicli di sbrinamento possono infatti creare gradienti termici che compromettono l'integrità dei prodotti conservati.

I campioni biologici e le terapie cellulari, inclusi i prodotti CAR-T e i campioni destinati alla ricerca, richiedono spesso congelatori a temperatura ultra-bassa (ULT) operanti tra -40°C e -86°C, mentre alcune applicazioni di laboratorio richiedono la conservazione criogenica a -150°C in azoto liquido. Queste terapie avanzate richiedono un controllo preciso durante le fasi di produzione, distribuzione e somministrazione; le ISBER Best Practices for Repositories e le linee guida FDA sui prodotti di terapia cellulare e genica costituiscono i principali riferimenti normativi.

Normative e requisiti della catena del freddo

Le attività di farmacia e laboratorio si collocano all'intersezione di diversi quadri normativi sovrapposti.

Il programma WHO PQS prequalifica frigoriferi per vaccini, contenitori isotermici e contenitori di trasporto in base a criteri prestazionali definiti, tra cui la capacità di mantenere la temperatura durante interruzioni di corrente e la protezione dal congelamento. Molti programmi nazionali di immunizzazione richiedono o preferiscono apparecchiature prequalificate PQS, semplificando così i processi di conformità documentale.

Le Good Distribution Practice (GDP) disciplinano la distribuzione dei medicinali. Le Linee guida UE sulle Good Distribution Practice dei medicinali per uso umano (2013/C 343/01) e le linee guida WHO GDP stabiliscono requisiti relativi alle condizioni di stoccaggio, al monitoraggio della temperatura e alla documentazione. Le GDP si applicano principalmente ai distributori all'ingrosso, ma anche le farmacie ospedaliere che ricevono e conservano medicinali devono rispettarne le disposizioni pertinenti: aree di stoccaggio qualificate, apparecchiature convalidate, attività di mappatura termica e procedure per la gestione delle escursioni di temperatura.

Il termine GxP comprende diversi sistemi di qualità, tra cui Good Manufacturing Practice (GMP), Good Laboratory Practice (GLP) e Good Clinical Practice (GCP). Le GMP si estendono alle farmacie interne che preparano formulazioni sterili; le GLP disciplinano la conservazione nei laboratori non clinici soggetti a regolamentazione con documentazione completa della tracciabilità; le GCP riguardano invece i medicinali sperimentali impiegati negli studi clinici, per i quali la documentazione relativa alla temperatura costituisce parte integrante della documentazione dello studio. Per la maggior parte dei team di farmacia e laboratorio, i requisiti di conservazione GCP sono meglio gestiti come un'estensione delle SOP esistenti della catena del freddo piuttosto che come un sistema separato.

Oltre a questi standard internazionali, si applicano normative nazionali e regionali: FDA 21 CFR Part 211 e USP <797>/<800> negli Stati Uniti; linee guida GDP dell'UE e normative delle autorità nazionali del farmaco in Europa; TGA, MedSafe, HSA, CDSCO e NMPA nell'area Asia-Pacifico; nonché organismi di accreditamento come JCI e ACHS, che includono la gestione della catena del freddo nei propri criteri di valutazione.

Basandosi sulle linee guida di WHO, CDC e GDP, i risultati riportati di seguito sono tra quelle riscontrate più frequentemente durante le verifiche ispettive, ciascuno accompagnato da una soluzione pratica per prevenirlo.

Documentazione di monitoraggio inadeguata. Registri manuali con dati mancanti o escursioni termiche non documentate rappresentano una delle non conformità più frequenti. Il monitoraggio continuo automatizzato con registrazione digitale dei dati a intervalli di 5-15 minuti, notifiche in caso di escursione termica e report pronti per le verifiche ispettive, consente di ridurre significativamente questo rischio. Verificare che i sistemi di monitoraggio dispongano di alimentazione di backup e che gli allarmi raggiungano il personale responsabile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Apparecchiature non convalidate. I frigoriferi domestici o le unità prive della documentazione di Installation Qualification, Operational Qualification e Performance Qualification (IQ/OQ/PQ) non possono dimostrare la conformità ai requisiti normativi. Utilizzare esclusivamente apparecchiature di refrigerazione di grado medicale progettate per lo stoccaggio farmaceutico e ripetere la qualificazione dopo interventi di manutenzione significativi o trasferimenti.

Gestione inadeguata delle escursioni termiche. Durante una verifica, non viene controllato soltanto il registro delle temperature.  Gli ispettori si aspettano di trovare evidenze documentate delle indagini effettuate, delle decisioni di quarantena e delle azioni adottate per ogni singola escursione termica. Procedure scritte con chiari percorsi di escalation e criteri di destinazione finale consentono di colmare questa lacuna.

Lacune formative. Il personale che non è in grado di spiegare le procedure di monitoraggio o la risposta agli allarmi rappresenta un rischio, in particolare dopo cambi di personale senza un adeguato inserimento. Una formazione basata sulle competenze, con valutazioni documentate ripetute annualmente e dopo ogni modifica procedurale, consente di affrontare questo problema.

Procedure operative standard (SOP) obsolete. Procedure che non riflettono la pratica effettiva oppure che non sono mai state approvate formalmente rappresentano un rilievo ricorrente. Le SOP dovrebbero essere riesaminate periodicamente, almeno una volta all'anno, e gestite attraverso un adeguato controllo delle revisioni. La revisione dovrebbe includere attività di monitoraggio, calibrazione, manutenzione e gestione delle escursioni termiche.

Refrigerazione di grado medicale vs. refrigerazione domestica

Le linee guida CDC sconsigliano fortemente l'utilizzo di apparecchiature di refrigerazione domestiche per lo stoccaggio di vaccini o prodotti farmaceutici e la maggior parte dei programmi normativi e di immunizzazione non le accetta ai fini della conformità. Gli apparenti risparmi sui costi vengono generalmente annullati dalle perdite di prodotto e dalle attività correttive richieste dagli audit.

Il portafoglio Tenutō di Swisslog Healthcare integra funzionalità comunemente associate a una gestione della catena del freddo pronta per la conformità, tra cui monitoraggio continuo, sistemi di allarme, supporto tramite batteria di backup e, per modelli selezionati, la ridondanza a doppio compressore Dual Guard.

Come realizzare una catena del freddo conforme ai requisiti normativi

La conformità nella gestione della catena del freddo inizia dalla scelta delle apparecchiature. Nel valutare l'aggiornamento di frigoriferi e congelatori, farmacie e laboratori devono considerare l'uniformità convalidata, il monitoraggio continuo integrato e il supporto documentato alla qualificazione come requisiti di base e non come funzionalità opzionali.

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A quale temperatura devono essere conservati i vaccini?

La maggior parte dei vaccini richiede una temperatura compresa tra 2°C e 8°C. I vaccini contro la varicella e i vaccini MMRV richiedono invece una conservazione in congelamento tra -50°C e -15°C. Verificare sempre le specifiche del produttore e le linee guida WHO più aggiornate.

Quali sono i requisiti dei frigoriferi medicali per la conformità nello stoccaggio dei vaccini?

Monitoraggio continuo, sistemi di allarme, documentazione di qualificazione, per molti programmi di immunizzazione, la prequalificazione WHO PQS. I requisiti specifici variano in base alla giurisdizione e al programma applicabile.

Con quale frequenza devono essere calibrate le unità di refrigerazione medicale?

Non esiste un intervallo universale fisso. La maggior parte delle strutture adotta un programma di calibrazione ogni 6-12 mesi sulla base della valutazione del rischio e delle specifiche del produttore, mentre il monitoraggio continuo integra le calibrazioni periodiche tra un ciclo e l'altro.

Quale documentazione è richiesta per dimostrare la conformità durante una verifica ispettiva della catena del freddo?

Registri di monitoraggio, certificati di calibrazione, registrazioni di manutenzione, rapporti sulle escursioni con azioni correttive, registrazioni della formazione, documentazione IQ/OQ/PQ e SOP aggiornate. I periodi di conservazione sono generalmente di 3-5 anni oppure pari alla durata di conservazione del prodotto, a seconda di quale sia maggiore, salvo diverse disposizioni normative locali.