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MedSMART in dettaglio: le risposte alle 20 domande più frequenti


Julian Vogelsanger
12 aprile 2024
Ospedale
Tempo di lettura: 6 minuti
L'armadio informatizzato MedSMART trasforma i processi di gestione del farmaco in ospedale. Il sistema è studiato per garantire efficienza e maggiore sicurezza al paziente. I medicinali sono stoccati e dispensati in modo sicuro e affidabile nei diversi punti di cura, dal reparto di degenza al pronto soccorso, dall'unità di terapia intensiva alla sala operatoria.
Domande e risposte su MedSMART

MedSMART può essere personalizzato in base alle esigenze della tua struttura per sfruttare al meglio i vantaggi e le funzionalità che offre.

  • Maggiore efficienza: le unità principali e ausiliarie possono essere abbinate in modo flessibile e in diverse altezze
  • Il software di uso intuitivo fornisce istruzioni chiare, informazioni dettagliate sui farmaci e notifiche specifiche che migliorano la sicurezza del paziente
  • Armadi e cassetti possono essere configurati secondo le proprie esigenze per riporre i diversi tipi di farmaci
  • Il processo di verifica in due fasi garantisce maggiore sicurezza nella dispensazione di farmaci critici

 

Desideri altre informazioni su MedSMART? Qui sotto abbiamo risposto alle 20 domande più frequenti. Fra queste quattro categorie puoi trovare rapidamente la risposta che cerchi:

  • Accesso e gestione utenti
  • Gestione inventario
  • Gestione dei farmaci
  • Documentazione e reportistica

Accesso e gestione utenti

Per garantire un processo fluido è necessario definire le modalità di accesso al sistema e gestire in modo razionale gli accessi degli utenti.

Il badante effettua il login tramite touchscreen

Come funziona il processo di login?

Gli utenti possono accedere al sistema in vari modi

  • Con il badge personale
  • Con l'impronta digitale
  • Inserendo nome utente e password

Come vengono assegnati permessi e ruoli ai vari utenti?

A ogni utente è assegnato uno specifico ruolo che può essere importato direttamente dall'elenco dell'ospedale. Questi ruoli consentono o impediscono all'utente di eseguire determinate operazioni sull'armadio informatizzato.

Come funziona MedSMART quando più utenti intendono accedere contemporaneamente all'armadio?

Per evitare code davanti all'armadio informatizzato gli utenti possono accedere all'applicazione Web SMARTCenter da un qualsiasi computer in reparto.

L'utente può prenotare i farmaci destinati a specifici pazienti con la funzionalità Nurse Connect e, una volta fatto il login a MedSMART, può prelevare direttamente i medicinali ordinati.

Gestione inventario

MedSMART gestisce le scorte in modo efficiente.

Come si ripristinano le scorte di MedSMART?

Per ogni farmaco nell'armadio viene definito un livello di scorta minimo e massimo. Non appena la soglia raggiunge il minimo, il farmaco viene inserito automaticamente nell'elenco per il rifornimento. Questo elenco può essere inviato al sistema ERP dell'ospedale per avviare il processo di rifornimento in farmacia. Il sistema aiuta poi l'utente a rifornire l'armadio guidandolo verso la corretta locazione.

È possibile assegnare specifiche impostazioni o requisiti di sicurezza per differenti gruppi di prodotti?

Si possono definire determinate impostazioni, quali controlli di sicurezza o accessi limitati basati sui ruoli utente, per specifici gruppi di prodotti o farmaci.

Come sono gestite le scadenze dei farmaci e i numeri dei lotti in MedSMART?

TIl sistema tiene sotto controllo le date di scadenza seguendo il principio FEFO (First Expired, First Out): i farmaci vicini alla scadenza vengono dispensati per primi. Il sistema segnala i farmaci prossimi alla scadenza e indica di smaltire quelli scaduti. I numeri di lotto possono essere tracciati e documentati nei report.

Gli utenti possono modificare la sequenza di riempimento dell'armadio?

Sì, gli utenti possono definire la sequenza con cui riempire l'armadio scansionando i farmaci. In alternativa MedSMART suggerisce di riporre nella stessa locazione i farmaci che possono essere raggruppati, per evitare di dovere aprire più volte gli stessi cassetti o sportelli.

È possibile vedere l'inventario complessivo di tutti gli armadi MedSMART e il contenuto di un armadio diverso da quello presso il quale si sta operando?

Sì, grazie all'applicazione Web SMARTCenter gli utenti possono vedere direttamente le scorte di tutti gli armadi. Non solo, gli utenti possono controllare dal proprio armadio se un determinato farmaco è disponibile in un altro armadio all’interno della struttura.

L'armadio MedSMART è disponibile anche con il controllo della temperatura?

MedSMART può essere dotato di un sensore per il monitoraggio della temperatura, ma non è disponibile un controllo attivo diretto della temperatura. Per i farmaci refrigerati, è possibile applicare ai frigoriferi delle serrature esterne per integrarli nel sistema e gestirne l'accesso.

Gestione dei farmaci

MedSMART garantisce una gestione precisa dei farmaci. Il sistema agevola la somministrazione dei farmaci, il controllo delle date di scadenza, e gestisce i farmaci portati dal paziente come pure i generici, prestando sempre la massima attenzione alla sicurezza del paziente.

MedSMART illumina lo scomparto in cui deve essere dispensato il farmaco.

I farmaci vengono sempre dispensati per singolo paziente, o è possibile distribuire un farmaco a più pazienti contemporaneamente?

Di regola i farmaci vengono somministrati a un singolo paziente alla volta per maggiore sicurezza ed evitare errori nella preparazione della terapia. Nella modalità di dispensazione senza prescrizioni, gli utenti possono prelevare farmaci per più pazienti contemporaneamente senza specificare un particolare paziente.

Se gli utenti aprono un flacone di liquido come uno sciroppo, è possibile adeguare la data di scadenza (ad esempio, circa quattro settimane dopo l'apertura)?

Sì, gli utenti possono inserire la data di scadenza se devono aprire un contenitore, come un flacone, per somministrare il farmaco. Ciò garantisce un'accurata tracciabilità e controllo della durata di conservazione del farmaco.

MedSMART può gestire anche i farmaci portati dal paziente?

Sì, sebbene la maggior parte dei farmaci sia disponibile per più pazienti, si possono contrassegnare alcuni medicinali come farmaci di un determinato paziente che vengono dispensati esclusivamente per quella persona.

Come sono gestiti i farmaci generici dal sistema? Il sistema propone automaticamente il generico, se disponibile?

È possibile specificare farmaci generici o equivalenti. Se un farmaco prescritto non è disponibile ma ne esiste uno equivalente, il sistema consiglia automaticamente il generico. Spetta ai farmacisti definire le eventuali sostituzioni.

È possibile associare a un farmaco informazioni, avvertenze o eventuali domande a cui rispondere, che verranno poi visualizzate durante le operazioni di prelievo, reso o riempimento?

Sì, la funzione Clinical Data Messenger (CDM) permette agli utenti di associare a un farmaco informazioni, avvertenze o domande che poi verranno visualizzate in dettaglio durante le fasi di prelievo, reso o riempimento. Gli utenti possono anche inserire informazioni rilevanti, ad esempio, nel caso in cui un medico modifichi una prescrizione.

Per i farmaci critici è possibile attivare un processo di verifica, o una verifica affidata a due operatori?

Sì esiste una funzione che richiede a un secondo utente di confermare o verificare l'operazione. Questa conferma è documentata nei report a fini di tracciabilità.

Esiste un sistema di allerta per i farmaci prescritti che non sono stati ancora caricati nel sistema?

Se i medicinali prescritti non sono disponibili in MedSMART, viene visualizzato un avviso. Gli utenti possono così assegnare il farmaco all'armadio e caricarlo durante la normale fase di riempimento.

Il sistema può mostrare una foto della confezione del farmaco durante la dispensazione e il caricamento?

Sì, gli utenti possono collegare le foto delle confezioni al database dei farmaci per facilitare la scelta del farmaco giusto.

MedSMART è in grado di inviare allarmi (via SMS o mail) quando specifici parametri, quali temperatura, umidità o livelli delle scorte, si discostano dai valori standard?

Sì, le informazioni importanti e gli allarmi vengono visualizzati in modo chiaro sulla dashboard dell'applicazione Web SMARTCenter. Inoltre possono essere inviati via SMS o mail a utenti predefiniti oppure al sistema di allarme della struttura sanitaria.

Documentazione e reportistica

Nel panorama sanitario in continua evoluzione, la documentazione e la reportistica sono fondamentali. MedSMART documenta ininterrottamente le operazioni relative ai farmaci, genera report approfonditi e offre un sistema di notifiche affidabile per i vari aspetti del processo di dispensazione automatizzato.

Documentazione e reportistica con MedSMART

È possibile generare ed esportare report con il sistema MedSMART?

Sì, il sistema offre numerosi modelli di report, tra cui quelli relativi all'inventario, alle attività e ai dati complessivi del sistema. Gli utenti possono personalizzare questi modelli per includere le informazioni richieste. Inoltre, i report possono essere programmati per la generazione automatica ed esportati in diversi formati. Inoltre possono essere inviati via mail.

Il sistema è in grado di documentare e generare report sulle operazioni relative ai narcotici?

Sì, ogni operazione all'interno del sistema viene registrata digitalmente. MedSMART documenta in modo automatico anche le operazioni relative ai narcotici. Le relative informazioni possono essere esportate come report.

 

 

Se le nostre risposte non hanno coperto tutti i tuoi dubbi, inviaci la tua domanda e saremo lieti di fornirti una risposta esaustiva.

Informazioni sull’autore:

Julian Vogelsanger lavora nella Gestione prodotto. Conosce l'armadio informatizzato MedSMART come le sue tasche. Sfrutta le esperienze acquisite con MedSMART e gli altri prodotti del nostro portafoglio per studiare flussi di lavoro più efficienti e in linea con le esigenze dei clienti.


Ulteriori informazioni su Julian Vogelsanger
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