MedSMART in dettaglio: le risposte alle 20 domande più frequenti

Per garantire un processo fluido è necessario definire le modalità di accesso al sistema e gestire in modo razionale gli accessi degli utenti.

Gli utenti possono accedere al sistema in vari modi

• Con il badge personale
• Con l'impronta digitale
• Inserendo nome utente e password

Come vengono assegnati permessi e ruoli ai vari utenti?

A ogni utente è assegnato uno specifico ruolo che può essere importato direttamente dall'elenco dell'ospedale. Questi ruoli consentono o impediscono all'utente di eseguire determinate operazioni sull'armadio informatizzato.

Come funziona MedSMART quando più utenti intendono accedere contemporaneamente all'armadio?

Per evitare code davanti all'armadio informatizzato gli utenti possono accedere all'applicazione Web SMARTCenter da un qualsiasi computer in reparto.

L'utente può prenotare i farmaci destinati a specifici pazienti con la funzionalità Nurse Connect e, una volta fatto il login a MedSMART, può prelevare direttamente i medicinali ordinati.

MedSMART gestisce le scorte in modo efficiente.

Per ogni farmaco nell'armadio viene definito un livello di scorta minimo e massimo. Non appena la soglia raggiunge il minimo, il farmaco viene inserito automaticamente nell'elenco per il rifornimento. Questo elenco può essere inviato al sistema ERP dell'ospedale per avviare il processo di rifornimento in farmacia. Il sistema aiuta poi l'utente a rifornire l'armadio guidandolo verso la corretta locazione.

È possibile assegnare specifiche impostazioni o requisiti di sicurezza per differenti gruppi di prodotti?

Si possono definire determinate impostazioni, quali controlli di sicurezza o accessi limitati basati sui ruoli utente, per specifici gruppi di prodotti o farmaci.

Come sono gestite le scadenze dei farmaci e i numeri dei lotti in MedSMART?

TIl sistema tiene sotto controllo le date di scadenza seguendo il principio FEFO (First Expired, First Out): i farmaci vicini alla scadenza vengono dispensati per primi. Il sistema segnala i farmaci prossimi alla scadenza e indica di smaltire quelli scaduti. I numeri di lotto possono essere tracciati e documentati nei report.

Gli utenti possono modificare la sequenza di riempimento dell'armadio?

Sì, gli utenti possono definire la sequenza con cui riempire l'armadio scansionando i farmaci. In alternativa MedSMART suggerisce di riporre nella stessa locazione i farmaci che possono essere raggruppati, per evitare di dovere aprire più volte gli stessi cassetti o sportelli.

È possibile vedere l'inventario complessivo di tutti gli armadi MedSMART e il contenuto di un armadio diverso da quello presso il quale si sta operando?

Sì, grazie all'applicazione Web SMARTCenter gli utenti possono vedere direttamente le scorte di tutti gli armadi. Non solo, gli utenti possono controllare dal proprio armadio se un determinato farmaco è disponibile in un altro armadio all’interno della struttura.

L'armadio MedSMART è disponibile anche con il controllo della temperatura?

MedSMART può essere dotato di un sensore per il monitoraggio della temperatura, ma non è disponibile un controllo attivo diretto della temperatura. Per i farmaci refrigerati, è possibile applicare ai frigoriferi delle serrature esterne per integrarli nel sistema e gestirne l'accesso.

MedSMART garantisce una gestione precisa dei farmaci. Il sistema agevola la somministrazione dei farmaci, il controllo delle date di scadenza, e gestisce i farmaci portati dal paziente come pure i generici, prestando sempre la massima attenzione alla sicurezza del paziente.

Di regola i farmaci vengono somministrati a un singolo paziente alla volta per maggiore sicurezza ed evitare errori nella preparazione della terapia. Nella modalità di dispensazione senza prescrizioni, gli utenti possono prelevare farmaci per più pazienti contemporaneamente senza specificare un particolare paziente.

Se gli utenti aprono un flacone di liquido come uno sciroppo, è possibile adeguare la data di scadenza (ad esempio, circa quattro settimane dopo l'apertura)?

Sì, gli utenti possono inserire la data di scadenza se devono aprire un contenitore, come un flacone, per somministrare il farmaco. Ciò garantisce un'accurata tracciabilità e controllo della durata di conservazione del farmaco.

MedSMART può gestire anche i farmaci portati dal paziente?

Sì, sebbene la maggior parte dei farmaci sia disponibile per più pazienti, si possono contrassegnare alcuni medicinali come farmaci di un determinato paziente che vengono dispensati esclusivamente per quella persona.

Come sono gestiti i farmaci generici dal sistema? Il sistema propone automaticamente il generico, se disponibile?

È possibile specificare farmaci generici o equivalenti. Se un farmaco prescritto non è disponibile ma ne esiste uno equivalente, il sistema consiglia automaticamente il generico. Spetta ai farmacisti definire le eventuali sostituzioni.

È possibile associare a un farmaco informazioni, avvertenze o eventuali domande a cui rispondere, che verranno poi visualizzate durante le operazioni di prelievo, reso o riempimento?

Sì, la funzione Clinical Data Messenger (CDM) permette agli utenti di associare a un farmaco informazioni, avvertenze o domande che poi verranno visualizzate in dettaglio durante le fasi di prelievo, reso o riempimento. Gli utenti possono anche inserire informazioni rilevanti, ad esempio, nel caso in cui un medico modifichi una prescrizione.

Per i farmaci critici è possibile attivare un processo di verifica, o una verifica affidata a due operatori?

Sì esiste una funzione che richiede a un secondo utente di confermare o verificare l'operazione. Questa conferma è documentata nei report a fini di tracciabilità.

Esiste un sistema di allerta per i farmaci prescritti che non sono stati ancora caricati nel sistema?

Se i medicinali prescritti non sono disponibili in MedSMART, viene visualizzato un avviso. Gli utenti possono così assegnare il farmaco all'armadio e caricarlo durante la normale fase di riempimento.

Il sistema può mostrare una foto della confezione del farmaco durante la dispensazione e il caricamento?

Sì, gli utenti possono collegare le foto delle confezioni al database dei farmaci per facilitare la scelta del farmaco giusto.

MedSMART è in grado di inviare allarmi (via SMS o mail) quando specifici parametri, quali temperatura, umidità o livelli delle scorte, si discostano dai valori standard?

Sì, le informazioni importanti e gli allarmi vengono visualizzati in modo chiaro sulla dashboard dell'applicazione Web SMARTCenter. Inoltre possono essere inviati via SMS o mail a utenti predefiniti oppure al sistema di allarme della struttura sanitaria.

Nel panorama sanitario in continua evoluzione, la documentazione e la reportistica sono fondamentali. MedSMART documenta ininterrottamente le operazioni relative ai farmaci, genera report approfonditi e offre un sistema di notifiche affidabile per i vari aspetti del processo di dispensazione automatizzato.