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Ottimizza la gestione del farmaco in reparto con gli armadi informatizzati


Gianluca Gervasi
10 maggio 2022
Ospedale
Tempo di lettura: 6 minuti
I farmaci hanno varie forme, dimensioni e via di somministrazione, e negli ospedali viene movimentata un'ampia gamma di farmaci. Immagazzinarli in modo sicuro prima della somministrazione al paziente e allo stesso tempo renderli facilmente accessibili al personale infermieristico può essere una vera sfida. Per questo ci sono gli armadi informatizzati di reparto. Garantiscono uno stoccaggio sicuro e il supporto al personale infermieristico nella dispensazione accurata e sicura dei farmaci in reparto. Inoltre la gestione informatizzata evita attività ripetitive come gli ordini di ripristino delle scorte, il controllo delle date di scadenza e l’inventario di reparto. Gli armadi informatizzati di reparto contribuiscono positivamente sia alla sicurezza del paziente che all'efficienza operativa.

3 Benefici degli armadi informatizzati

Con gli armadi informatizzati è possibile stoccare e dispensare in modo sicuro i farmaci in diversi punti quali reparti, sale operatorie, pronto soccorso e persino nelle unità di terapia intensiva. L’armadio informatizzato si collega al sistema informativo dell'ospedale (HIS) e al software di prescrizione (CPOE) per:

  • registrare tutte le movimentazioni del farmaco, per la completa tracciabilità
  • assicurare, grazie a una guida a luce LED, il prelievo e la dispensazione accurata del farmaco giusto per il paziente giusto
  • consentire rapido accesso agli operatori sanitari.

 

L’armadio informatizzato rafforza la gestione del farmaco in Closed Loop dalla farmacia ospedaliera ai reparti per diversi farmaci, tra cui narcotici, sostanze controllate e farmaci ad alto rischio.

Benefici

  1. Migliora i processi di gestione del farmaco per una maggiore sicurezza dei pazienti.
  2. Maggiore efficienza operativa per il personale infermieristico e di farmacia.
  3. Migliore gestione dell'inventario dei farmaci riduce gli sprechi di medicinali.

 

1. La migliore gestione del farmaco in reparto aumenta la sicurezza del paziente

La dispensazione è guidata da luci al LED e aumenta significativamente la sicurezza del paziente, in quanto si riducono gli errori manuali: I LED sulla parte esterna del cassetto indirizzano l'operatore verso il cassetto giusto; i cassetti vengono sbloccati meccanicamente.

Oltre a queste misure, la posizione del farmaco richiesto viene visualizzata anche graficamente sullo schermo. Sono inoltre possibili ulteriori configurazioni speciali per soddisfare i requisiti di sicurezza degli ospedali:

  • Lo scomparto che contiene il farmaco richiesto può essere illuminato per guidare l'infermiere al farmaco giusto.
  • Stupefacenti, farmaci controllati, farmaci ad alto rischio e farmaci costosi possono essere conservati in un cassetto dedicato che permette di sbloccare solo lo scomparto necessario.
  • Disporre una seconda verifica prima di dispensare un farmaco ad alto rischio dal cassetto Sliding Drawer per un ulteriore livello di sicurezza.

 

La seconda verifica può avvenire in diversi modi. Il Clinical Data Messenger (CDM) di un armadio informatizzato può semplicemente visualizzare una notifica con un messaggio o la richiesta di inserire informazioni aggiuntive sullo stato del paziente, come ad esempio i valori della pressione arteriosa quando viene richiesta l'Amlodipina. Queste notifiche riducono anche il rischio di confusione per i farmaci con somiglianza grafica e/o fonetica (LASA) : Il CDM invia una notifica agli utenti garantire che il farmaco LASA corretto sia dispensato nel giusto dosaggio.

Con gli armadi informatizzati il processo di somministrazione avviene secondo la regola delle 5G. In primo luogo, il personale infermieristico seleziona il paziente sullo schermo, quindi viene guidato a scegliere e dispensare il farmaco corretto nel giusto dosaggio, come definito nella prescrizione elettronica del paziente. Le notifiche relative a farmaci dispensati troppo presto, troppo tardi o troppo vicini a un tempo di somministrazione predefinito vengono visualizzati sullo schermo per avvisare gli operatori durante il processo di dispensazione. Tutto ciò garantisce che il farmaco giusti venga somministrato al momento giusto, nella dose giusta e con la via di somministrazione corretta.

La regola delle 5G

2. Migliore efficienza operativa per il personale infermieristico e di farmacia

Grazie alla digitalizzazione di tutte le operazioni relative ai farmaci, come la dispensazione, il ripristino delle scorte e la gestione dei resi, gli armadi informatizzati migliorano significativamente i processi di gestione dei farmaci. Quando un farmaco raggiunge una quantità al di sotto di una soglia precedentemente impostata, gli ordini di riassortimento dei farmaci vengono inviati automaticamente dall'armadio alla farmacia ospedaliera. I tempi in cui si ricevevano più ordini di rifornimento al giorno sono così una cosa passata.

All'interno dei cassetti dell'armadio vengono predisposti diversi scomparti per lo stoccaggio. Come già detto, le luci esterne e le indicazioni grafiche sullo schermo facilitano la corretta dispensazione. Anche il processo di rifornimento è guidato dalla luce per garantire un caricamento accurato. Inoltre, l'elenco degli ordini di rifornimento garantisce che i farmaci inviati dalla farmacia corrispondano all'ordine richiesto dall’armadio.

Invece di dover eseguire lunghe operazioni manuali, per ottenere i calcoli delle scorte e i rapporti sull'utilizzo è sufficiente premere un tasto. I conteggi intermittenti dei farmaci consentono di individuare tempestivamente le discrepanze. L'inventario reale dei farmaci può essere digitalizzato e ampliato aggiungendo un armadio informatizzato agli scaffali esistenti.

Tre opzioni di login, lingua selezionabile dall’utilizzatore e un design intuitivo garantiscono un'elevata usabilità e creano flussi di lavoro rapidi ed efficienti. La formazione iniziale per i nuovi operatori è semplice e veloce.

3. La migliore gestione dei farmaci in reparto riduce gli sprechi

Le condizioni del paziente progrediscono e la terapia cambia di conseguenza. Spesso accade che i farmaci pre-dispensati debbano essere smaltiti a causa di modifiche alle prescrizioni. Un armadio informatizzato è collegato al sistema CPOE dell'ospedale e viene pertanto aggiornato costantemente con l'ultima prescrizione di ogni paziente, evitando che i farmaci già dispensati vengano buttati perché non sono più nella confezione originale e quindi non più utilizzabili.

Nel caso in cui i farmaci dispensati non siano più necessari perché è cambiata la terapia, ma i farmaci sono ancora nella loro confezione originale, possono essere re-immessi in magazzino, sia direttamente nel cassetto oppure tramite apposita cassettina integrata. Il personale autorizzato può accedere e controllare che i farmaci vengano rispediti alla farmacia ospedaliera per essere ridistribuiti. Il processo di reso di ciascun farmaco è predefinito per evitare un eccesso di scorte di farmaci in tutto l'ospedale.

Il software interno dell’armadio informatizzato garantisce la piena tracciabilità e la contabilità dei farmaci restituiti. Gestisce inoltre le date di scadenza dei farmaci conservati nella rete degli armadi installati: è possibile preimpostare notifiche a schermo per i farmaci in scadenza, in modo da ridurre gli sprechi.

Un altro vantaggio è la possibilità di estendere le capacità di stoccaggio con una serratura speciale esterna per i frigoriferi. Il software integrato visualizza una notifica in caso di deviazione della temperatura o dell'umidità, per evitare che le condizioni di conservazione non corrette portino allo spreco di farmaci.

In breve: gli armadi informatizzati semplificano i processi di gestione dei farmaci in reparto

Gli armadi informatizzati di reparto  hanno un impatto positivo sul processo di gestione dei farmaci e supportano la gestione in Closed Loop. Prelievo e dispensazione accurati aumentano la sicurezza dei pazienti. I flussi di lavoro dei professionisti in reparto e nella farmacia ospedaliera diventano più efficienti, mentre si riducono gli sprechi di farmaci.

Sei interessato a migliorare la gestione del farmaco nel tuo ospedale? I nostri esperti sapranno consigliarti la configurazione più adatta per le tue esigenze. Contattaci oggi stesso.

Informazioni sull’autore:

Gianluca Gervasi, Product Manager dei nostri sistemi di automazione per farmacia, come BoxPicker, EvoTec ed MedSMART.


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